De manier waarop ons brein werkt is aan het veranderen. We spenderen veel tijd achter onze pc, op onze smartphone of tablet. We worden zo overladen met informatie dat we door het bos de bomen niet meer zien. Ik ben ervan overtuigd dat we een punt bereikt hebben waarin ons biologisch brein de hulp van moderne technologie nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Het is tijd voor het uitbreiden van je brein.
Het uitbreiden van je brein om meer te onthouden, om meer productief te zijn en om een vervullend leven te kunnen leiden zonder dat je overstelpt raakt door alles wat je moet doen en alle informatie die je omringt.
Dit kan natuurlijk met onze checklists waardoor je zelf minder moet zoeken, bijhouden en nadenken, maar je wilt misschien ook met digitale tools je taken bijhouden en checklists maken. Of onze checklists integreren in je digitale tools.
Vind je dat ik overdrijf?
Een wetenschappelijk onderzoek uit 2004 ontdekte dat als mensen consistent een externe tool gebruiken (zoals een app, software, digitale tool), sommige neurale netwerken in ons brein hun kaart van het lichaam veranderen en deze externe tool als deel uitmakend van het lichaam rangschikken. Dus misschien is het tijd om ook jouw brein uit te breiden (met onze checklists natuurlijk of met één van de tools die ik hieronder vermeld). Bron: FORTE, T., Building a second brain.
Er bestaan verschillende soorten apps en digitale tools die je kunnen helpen om checklists te maken of beter gezegd aan takenmanagement te doen. Deze apps bewaren al je to-do’s in één plaats en helpen je alles te onthouden via reminders. Sommige van deze apps zijn ook workflow-apps. Ze bieden meer mogelijkheden om zaken te ordenen, automatiseringen in te voeren en samen te werken met andere apps.
Soms moet je enkele van deze taakmanagementtools of -apps uitproberen om te weten welke digitale tool voor je werkt om dingen te onthouden. Ik heb er een jaar of twee over gedaan om te vinden wat het beste bij mij past.
Er zijn 5 eenvoudige taakmanagementapps die ik eerst met je zal delen vooraleer ik de tools met meer mogelijkheden om je leven functioneel in te richten zal delen.
1. Eenvoudige taakmanagementapps
1. Voor Android- en Apple-gebruikers
1. Todoist
Met Todoist kan je gemakkelijk taken bijhouden, een prioriteit aan geven en herinneringen instellen. Je kan lijstjes delen en personaliseren. Het hangt er wel vanaf of je een gratis abonnement of een betalend abonnement neemt.
Meer uitleg vind je op hun website.
De prijs gaat van gratis tot 4 euro per maand voor persoonlijk gebruik of 6 euro per gebruiker per maand voor teams. Bij de gratis account kan je 5 actieve projecten, 5 medegebruikers, 5 MB bestanduploads, 3 filters en 1 week geschiedenis.
Je kan met Todoist ook een integratie of automatisering met een meer uitgebreide workflowapp maken zodat er moeiteloos wordt samengewerkt met andere tools en apps. Je kan hiervoor Zapier, IFTTT of Konnectzit gebruiken.
De todoist-app kan je zowel op Apple als Android gebruiken.
2. Google tasks
Wie Google gebruikt, kan ook Google Tasks gratis gebruiken. Google tasks kan je terugvinden in Google kalender, Google mail, Chat, Google Drive of Google Docs, Slides en Sheet. De uitleg hierover vind je op deze pagina van Google.
Je kan met Google Tasks ook een integratie of automatisatie met een andere workflow app zoals Clickup (mijn favoriet) maken (je leest verder meer over Clickup).
Je kan ook de app installeren via deze link.
2. Alleen voor Apple-gebruikers
1. Apple Reminders
In Apple kan je reminders gebruiken om je taken te onthouden. Omdat ik zelf geen Apple-gebruiker ben (ik was het ooit maar ik spendeer mijn geld liever aan andere dingen dan een dure iphone als gadget), kan ik niet veel vertellen over deze eenvoudige taakmanagementapps. De uitleg over hoe je reminders kan gebruiken vind je via deze link.
2. Things
De eerste is Things. Op de website van Things vind je meer informatie, ze zeggen zelf dat ze awardwinnend zijn.
Je kan de app uitproberen, maar hij is betalend (9,99 dollar): link naar Applestore.
3. Bento
Bento is voorlopig nog alleen voor Apple-gebruikers, maar zou ook werken aan een Android-versie. Met deze app kan je een beperkt aantal to do’s per dag maken, wat goed is om focus te behouden en niet verloren te lopen in teveel taken om te doen (dat zorgt enkel voor onnodige stress).
Je kan maar 3 taken aanduiden als prioritair: 1 grote taak, 1 medium taak en 1 kleine taak.
Meer uitleg over de app en de Bento-methode vind je op de website van Bento.
Dat correspondeert met de filosofie die uiteengezet is in het boek The one thing van Garry Keller en Jay Papasan. Je leest meer over de inhoud van dit boek op mijn website Boekenwijsheid.
De link naar de Applestore vind je hier, kostprijs is 7,99 dollar.
Welke tools je gebruikt, dat is persoonlijk. Het beste is gewoon uit een tool naar keuze uit te proberen.
2. Workflow- en taakmanagementtools die je leven gemakkelijker maken
Ik heb hierover een theorie: hoe je jezelf zou organiseren met pen en papier lijkt op de manier waarop je jezelf op een digitale manier organiseert. Niet elke tool past bij jouw persoonlijkheid.
Volgens je persoonlijkheidstype zal ik het hebben over hoe jij jezelf organiseert op papier en welke managementtool best bij je past om je taken bij te houden. Nu dit is mijn voorspelling. Of deze ook werkelijk klopt, dat moet je voor jezelf uitmaken door te kijken welk persoonlijkheidstype je bent en de bijhorende tool uit te proberen. Kijken of mijn voorspelling klopt.
Persoonlijkheidstype 1 = De plakbriefjesguru
Jij bent iemand die overal post-its hangen heeft: op je koelkast, in de badkamer op de spiegel, op je bureau, aan je computerscherm, in je auto, altijd zijn er post-its te vinden. Je zweert bij plakbriefjes omdat je enkel kan onthouden wat erop staat. Waarschijnlijk heb je niet veel zin om te digitaliseren, want je plakbriefjes zijn zo handig. Maar als je toch de stap zou durven zetten, dan is Trello voor jou een goede oplossing omdat dit gebaseerd is op het plakbriefjessysteem. Je zal er een beter overzicht en organisatie hebben dan bij je papieren post-its.
Gratis tot 10 borden, onbeperkt aantal kaarten als je enkel als individue werkt, dus niet als team. Voor teams kan het al vanaf 5 dollar per persoon. Max. prijs is 17,50 dollar per lid voor een team in het enterprise-niveau.
Persoonlijkheidstype 2 = de prikbord-enthousiasteling
Een prikbord-enthousiasteling hangt alles dus op een prikbord, zoals je al kon denken. Gedachten moeten op een groot bord geordend worden zodat je een overzicht hebt. Niet alleen op kleine post-its. Misschien gebruik je ook je agenda, maar je prikbord is toch levensreddend.
Digitalisering vind je ongemakkelijk, want hoe ga je dat krantenknipsel, die post-it, je agenda in een digitale tool krijgen?
Milanote is voor jou de beste oplossing. Het is een soort whiteboard op een digitale manier. Je kan afbeeldingen gebruiken op een digitaal whiteboard. Je kan alles visueel organiseren zoals op een echt whiteboard.
Milanote is gratis tot 100 nota’s, afbeeldingen of links, voor 10 file uploads en ongelimiteerd kan je borden delen. Alles onbeperkt kan vanaf 9,99 dollar per maand per persoon. Team van 10 personen is bijv. 49 dollar per maand.
Persoonlijkheidstype 3 = de bulletjournalfan
Zelf heb ik nog nooit aan bullet journaling gedaan, maar dit zijn de mensen die in hun agenda met tekeningen, kleuren en verschillende lijsten hun leven organiseren. De drempel om dit te digitaliseren is wellicht groot, maar zou je het toch overwegen, dan kan je kiezen voor Notion. Notion kan je zelf inrichten zoals je zelf wilt, je hebt enorm veel vrijheid. Notion kan je vergelijken met een flexibel canvas waar je allerlei soorten data kan structureren en organiseren.
Zelfs al hou je van handmatig alles noteren, misschien moet je toch eens Notion proberen als je een stap in de digitale wereld wilt zetten (je spaart tijd omdat je mails of foto’s, bijv. automatisch kan laten doorsturen naar Notion).
Notion is gratis (ongelimiteerde pagina’s en blocks) en kan je delen tot 5 gasten. Wie ongelimiteerde file uploads en ongelimiteerde gasten wilt, betaalt 4 dollar per maand. Een team kost 8 dollar per gebruiker per maand.
Persoonlijkheidstype 4: de inbox-organisator
Jij organiseert alles in je inbox. Alles wat je moet doen, mail je naar jezelf (trust me, been there, done that). Het eerste wat ze doen als ze hun dag beginnen, is de inbox openen. In de mailbox is alles georganiseerd in mappen of met labels. Sommige zaken worden geautomatiseerd doorgestuurd of gearchiveerd. Maar werken met andere mensen is moeilijk als je op deze manier werkt. Of je verliest er toch veel tijd mee.
Wil je de overstap maken naar de digitale wereld? Probeer dan Basecamp. Basecamp is vooral gericht op teams in de dienstensector omdat alles gegroepeerd is rond projecten. Basecamp werkt ook met mappen, labels, submappen en sublabels.
Basecamp personal is gratis voor 3 projecten, 20 gebruikers en 1 GB opslagruimte. Basecamp Business kost 99 dollar per maand ongeacht aantal gebruikers of projecten met 500 GB opslagruimte.
Persoonlijkheidstype 4: de notitieboekjeshouder
Deze persoon schrijft alles op in spiraal gebonden notititieboekjes. Je maakt lijsten van wat e moet doen die je afwerkt, om dan nieuwe lijsten te maken. Want jij bent actiegericht. Je hebt gewoon een plek nodig om ideeën op te schrijven, lijstjes bij te houden en af te werken.
Jij bent ideaal om dit te digitaliseren.
Jij zal wellicht houden van Asana. Asana is een no-nonsense taakbeheersysteem dat dicht in de buurt komt van een notitieboekje. Je kan verschillende lijstjes hebben en je taken in die lijstjes ordenen. Je zal wel veel lijstjes hebben na verloop van tijd, maar wellicht heb jij ook veel notitieboekjes die je ergens zorgvuldig in een kast legt. Je kan in Asana samenwerken met een team en aan clusters van projecten.
Asana is gratis voor onbeperkt aantal taken, projecten, berichten, activiteitenlogboek en onbeperkte bestandopslag (100 MB per bestand) om samen te werken tot 15 teamgenoten. Wil je meer mogelijkheden (workflows, tijdlijn, dan kan dat vanaf 10,99 euro per persoon per maand, voor een businessaccount wordt dit 24,99 euro per persoon per maand.
Persoonlijkheidstype 5: de agendamensen
Ik beken, ik ben één van deze mensen. Werken met een planner (maar je er niet altijd aan houden), taken verschuiven, taken veranderen of herwerken, een to-do-lijstje maken op het einde van de dag.
Dan kan je kiezen voor mijn favoriete tool: Clickup voor persoonlijk gebruik of Clickup voor business. Clickup is een niet zo gemakkelijke tool, maar eens je er mee weg bent, dan kan je er enorm veel mee doen:
- vanuit je browser rechtstreeks een taak inplannen met mogelijkheid notities erbij te verwerken
- herinneringen instellen per mail en in je Googlekalender
- formulieren maken voor je website die onmiddellijk in een taak wordt omgezet met een deadline
- mails doorsturen en in een taak laten omzetten
- automatiseringen voor je taken voorzien
- whiteboards voor ideeën
Een zeer complete tool om je eigen takensysteem in te richten. Zowel voor jou persoonlijk als professioneel of voor teamwerk.
Je kunt Clickup gratis gebruiken, waar je al heel veel mee kan doen. Kleine teams betalen 5 dollar per gebruiker per maand, grotere 12 tot 19 dollar per maand.
Clickup is de tool die mijn leven regelt of beter gezegd die mij helpt om mijn brein minder te belasten en alles sneller te vinden. Een aantal checklists die op checklistworld terug te vinden zijn, heb ik in Clickup gemaakt, maar ze omgezet voor de website. Want alhoewel Clickup vooral een takensysteem lijkt, kan je er allerlei data in bijhouden.
Een alternatief voor Clickup is Monday. Voor mij is Monday te statisch, Clickup biedt meer mogelijkheden om te veranderen, te automatiseren en in te richten zoals je zelf wil. Maar dat is natuurlijk een persoonlijke keuze.
Persoonlijkheidstype 6: de mindmapdenker
Denk je eerder in mindmaps om taken te onthouden en stappen op te lijsten? Dan is Thebrain misschien iets voor jou? Ik moet bekennen dat ik Thebrain ook gebruik. Voor sommige dingen heb ik een meer visueel overzicht nodig. Bovendien kan je links leggen tussen verschillende taken of stappen. Zo gebruik ik TheBrain bijv. om alle ICT-tools bij te houden in één brain, om mijn algemene research voor mijn boeken bij te houden. Je kan TheBrain ook gebruiken om bijv. een reis voor te bereiden of om toekomstige info voor een bouwproject bij te houden.
TheBrain kan je gratis gebruiken. Meer informatie vind je op de website van TheBrain. Je kan hoe TheBrain werkt, bekijken tijdens een gratis webminar.
Wie meer opties wilt, krijgt dit voor een jaarlijkse prijs van 219 dollar of 299 dollar (daarna 159 dollar per jaar voor updates).
Als je wilt weten hoe TheBrain werkt, dan kan je altijd kijken op hun videokanaal.
Welke tool je ook zou kiezen, het loont de moeite om de stap naar digitalisering op één of andere manier te maken. Al is het maar om zelf checklists te maken. Of je kan ook gewoon kiezen voor onze checklists, al is het maar als inspiratiebron.